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Con el paso del tiempo el soporte de papel ha ido perdiendo peso como elemento para guardar la información de las empresas. A día de hoy, todo se encuentra informatizado y, por lo tanto, la información de las empresas se encuentra en estos ficheros informáticos.

La seguridad en los documentos de la empresa

Independientemente del soporte en el que se encuentre, la información es un valor a proteger. En este caso, cuando se encuentra almacenada en estos ficheros informáticos, la seguridad es bastante diferente de la seguridad tradicional.

Impide el acceso no autorizado a la información

Para empezar, la primera medida que deberíamos de tomar, es restringir el acceso a los mismos. Si se tratase de una información en papel, bastaría con un candado o un armario cerrado en donde poder proteger la misma de aquellas personas que no queramos. En el caso de un archivo informático, establecer carpetas con contraseñas o elaborar diferentes niveles para regular el acceso a la información, es la medida de protección más eficaz.

Por otro lado, podemos contratar servicios externos que se encarguen de la protección de estos archivos. Por ejemplo, contar con un servicio de Cloud, suministrada por una empresa de terceros, nos permitirá tener nuestra información almacenada en la nube, cuyo acceso estará restringido a unos pocos usuarios, a los que nosotros queramos. Llegado a este punto, siempre es importante firmar acuerdos de confidencialidad para que nuestra información sea solo nuestra y, por lo tanto, no se pueda aprovechar de la misma la propia empresa de seguridad.

Fomentar la mesa limpia

La formación de los trabajadores también es importante de cara a poder proteger esta información. Además de una correcta formación que les ayude a conocer la importancia de no compartir contraseñas o no hablar de estas a través de otros canales, es importante que tengan en cuenta algunas políticas como la de la mesa limpia.

Una mesa de trabajo limpia impedirá que se pierda información convencional, si por ejemplo hemos decidido imprimir algún documento y tampoco dejará a la luz ninguna contraseña apuntada. Todas estas medidas de seguridad bien implementadas, podrán mantener a salvo la información de nuestra empresa con total seguridad.